O Recurso Pedido de compra pelo XML, assim como os demais, que utilizam a leitura da Nfe, são um grande facilitador para execução de certas rotinas. Desta forma são atendidas grande parte das necessidades de cadastro, notas de devolução e pedidos de compra sem maiores esforços.
Mas, mesmo com as regras para emissão de notas fiscais eletrônicas, existem situação nas quais arquivos XML de certos fornecedores vêm preenchidos de forma incorreta ou sem determinada informação relevante.
Quando isso ocorre, há necessidade de intervenção manual do usuário, quando carrega tais arquivos no sistema, para uso nos recursos “Importar pedido via Nfe”, “Nota fiscal de devolução a partir do XML” e, principalmente, no “Pedido de compra pelo XML”.
É desta forma pois, o sistema lê os dados de dentro dos arquivos, e, caso estes não estejam corretos, será impossível ao sistema chegar nos valores reais.
Para auxiliar no uso do sistema, em especial nestas situações, será exposto alguns exemplos onde isso é comum e de que forma tais divergências podem ser corrigidas.
Situação 1: Pedidos realizados junto a empresas do simples nacional, quando os produtos estiverem sob regime de substituição tributária.
Nesses casos, por força da instrução técnica e fiscal, os valores de ICMS próprio não veem indicados no arquivo XML. Para resolver o problema, sobre tudo ao utilizar o recurso “Pedido de compra pelo XML”, deve-se preencher no campo %ICMS o valor da alíquota de ICMS próprio. Isso é necessário pois tal valor implica no cálculo da substituição tributária e, sem sua presença, os valores finais não ficam corretos.
Situação 2: Produtos adquiridos de empresas fora de São Paulo e sujeitos ao regime da Substituição tributária.
Uma informação obrigatória dentro do arquivo XML para cálculo da ST é o valor do IVA (índice de valor agregado). Ocorre que, comprando de outro estado, tal valor será ajustado. A alíquota inserida no XML não segue um padrão, desta forma, alguns fornecedores indicam a alíquota original enquanto outros indicam a alíquota já corrigida. Caso se depare com esta situação, é necessário indicar no pedido de compra o valor do IVA original. O sistema sempre calcula automaticamente o IVA ajustado.
Situação 3: Produtos sob o regime de substituição tributária e com redução da base de cálculo.
Em certos casos, informa-se no arquivo XML que o produto está sob o regime de redução da base de cálculo mas deixa-se de informar o percentual de redução no campo devido. Nestes casos será preciso indicar na coluna %ICMSST o valor da carga final de substituição tributária para descobrir o valor exato do custo do produto.
Muitas vezes chegar a tais valores exige conhecimento fiscal e contábil. Nestas situações, o mais indicado é solicitar a ajuda do contador para obter tais valores e informa-los no sistema.